A empresa depende demasiado de mim. Como mudo isso?
Tirando o processo da cabeça das pessoas e pondo-o num sistema: fases com dono e prazo, regras para as decisões que hoje só passam por si, e um quadro onde a equipa vê em que ponto está cada trabalho sem lhe perguntar.
Por João Maia e Moura, fundador da Clarafy·Atualizado a
Porque é que isto acontece?
Quase sempre porque a empresa correu bem. Cresceu em clientes e em pessoas, e o processo que servia para cinco continuou igual com vinte. O que a empresa sabe fazer ficou na cabeça do dono e de mais uma ou duas pessoas, e por isso ninguém decide sem perguntar.
O resultado não é caos, é um teto: o número de clientes que a empresa consegue ter ao mesmo tempo sem que a qualidade dependa de quem está a olhar.
Como se tira o dono do meio?
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Dar um nome a cada fase
Quando uma fase não tem dono, o dono é o dono da empresa, por defeito, sem nunca o ter decidido.
- 02
Escrever as regras de decisão
Quem decide o quê, até que limite e em quanto tempo. É preferível que alguém da equipa acerte 70% das vezes do que o dono acertar 100%, porque o custo de tudo passar por ele é maior.
- 03
Pôr todos os trabalhos num quadro só
Visto por todos, com o estado de cada trabalho. Cada departamento vê o pipeline inteiro, não só a sua parte.
- 04
Medir as esperas, não as tarefas
Medir tarefas mostra pessoas ocupadas e leva a contratar. Medir quanto tempo o trabalho fica parado mostra onde está o dinheiro.
Como saber se está a resultar?
Pela métrica mais simples de todas: quantos trabalhos arrancam e fecham sem o dono tocar neles. Se esse número sobe, a empresa está a ganhar autonomia.
Onde entra a Clarafy
Fazemos o diagnóstico da operação, gratuito e com 30 a 45 minutos, e implementamos o sistema onde estas regras passam a viver, com preço fechado por fase, apresentado na proposta.
Perguntas frequentes
Não tenho tempo para um projeto destes agora.
É a razão mais comum e é também o sintoma. O diagnóstico ocupa menos de uma hora, e a primeira fase é desenhada para libertar tempo ao dono, não para lhe consumir mais.
Preciso de contratar um diretor de operações?
Nem sempre. Muitas vezes o que falta não são pessoas, são menos perguntas a chegar ao dono. Fases com dono e regras de decisão resolvem boa parte antes de qualquer contratação.
Isto serve para empresas de que tamanho?
Para micro e pequenas empresas, tipicamente entre 5 e 50 pessoas, onde a gestão ainda vive em Excel, email e WhatsApp.