Como tirar a gestão da empresa do Excel e do WhatsApp?
Primeiro desenha-se por onde o trabalho passa hoje, fase a fase, e só depois se escolhe a ferramenta. Trocar o Excel e o WhatsApp por software sem esse mapa repete o mesmo caos noutro ecrã, e a pagar licenças.
Por João Maia e Moura, fundador da Clarafy·Atualizado a
Quando é que o Excel e o WhatsApp deixam de chegar?
Não é uma questão de tamanho. É quando a informação deixa de estar num sítio onde a equipa a encontre sozinha. Os sinais mais comuns:
- Há várias versões do mesmo ficheiro e ninguém sabe qual é a certa
- Pedidos de clientes perdem-se no meio das conversas de WhatsApp
- Para saber em que ponto está um trabalho é preciso perguntar a alguém
- O dono é o único que tem a visão do todo, e o telemóvel não pára
- A empresa fatura mais do que no ano passado e não sobra mais
Os passos para sair, por ordem
- 01
Desenhar o fluxo como ele é hoje
Do primeiro contacto à entrega, todas as fases por onde um trabalho passa. Como é hoje, mesmo que hoje seja mau. Só depois se decide o que eliminar.
- 02
Responder a cinco perguntas em cada fase
Onde se vê, quem responde, qual o prazo, qual o resultado esperado e para onde vai a seguir. Tudo o que não tiver resposta acaba num telefonema para o dono.
- 03
Encontrar onde o trabalho pára
A operação perde dinheiro no tempo em que o trabalho está parado entre fases, mais do que na própria execução. Duas datas por fase, entrou e saiu, chegam para o ver.
- 04
Escolher a ferramenta para esse processo
CRM, gestão de projetos ou gestão de stocks e operações. A ferramenta é onde as respostas às cinco perguntas passam a viver, não a solução em si.
- 05
Migrar por fases, a começar onde dói mais
Uma primeira fase pequena, com a equipa a usar de verdade, em vez de mudar tudo de uma vez.
Os erros mais comuns
- Comprar software antes de existir processo para ele servir
- Migrar tudo de uma vez e deixar a equipa sem referência durante semanas
- Escolher a ferramenta pelas funcionalidades e não pelo gargalo
- Manter o Excel em paralelo "só por segurança", o que cria duas verdades
E se for com a Clarafy?
O diagnóstico inicial é gratuito e dura entre 30 e 45 minutos. O valor depende do que o diagnóstico encontrar e é apresentado na proposta, com preço fechado por fase e plano de pagamento definido à partida. A primeira fase costuma estar no ar em poucas semanas.
Perguntas frequentes
Posso fazer isto sozinho, sem consultoria?
Pode, e o primeiro passo não precisa de software nenhum: desenhar o fluxo e medir quanto tempo o trabalho fica parado em cada fase. Uma consultoria compensa quando o dono não tem horas para o fazer sem parar a empresa.
O WhatsApp deixa de ser usado?
Não tem de deixar. Deixa de ser o sítio onde a informação vive. As conversas continuam, mas o que se decide nelas passa a ficar registado no sistema.
Quanto tempo demora a migração?
A primeira fase costuma estar no ar em poucas semanas. O resto avança por fases, cada uma com âmbito e preço fechados.