Como desenhar o fluxograma da minha empresa?
Desenhe a empresa como ela trabalha hoje, do primeiro contacto com o cliente ao pagamento, uma caixa por fase, e depois responda em cada caixa a cinco perguntas: onde se vê, quem responde, qual é o prazo, qual é o output e para onde vai. Uma caixa que não responde às cinco não é um processo, é uma pessoa.
Por João Maia e Moura, fundador da Clarafy·Atualizado a
Por onde começar?
- 01
Fotografar antes de simplificar
O fluxograma tem de retratar como a empresa trabalha hoje, mesmo que hoje seja mau. Só depois se decide o que eliminar.
- 02
Uma linha, do pedido ao pagamento
Entrada (o pedido chega), transformação (o trabalho é feito) e saída (entrega e cobrança). Se uma encomenda entra e um trabalho entregue sai, é uma fábrica, seja o que for que a empresa venda.
- 03
Uma caixa por fase
Cada fase é um sítio onde o trabalho muda de mão ou de estado. Em empresas de 5 a 50 pessoas, costumam ser entre seis e doze.
- 04
Escrever o que vai em cima de cada seta
Cada seta entre caixas é uma passagem. O que passa, em que formato, e como a pessoa seguinte fica a saber. Sem isso, cada seta é um telefonema para o dono.
As cinco perguntas que cada fase tem de responder
| Pergunta | O que falha quando não está respondida |
|---|---|
| Onde se vê? Em que ferramenta ou formato se vê como se faz e em que ponto está | Se só existe na cabeça de quem faz, não há processo, há uma pessoa |
| Quem responde? Quem garante que a fase acontece e acontece bem | Quando a fase não tem dono, o dono é o empresário, por defeito e sem o ter decidido |
| Prazo. Número de dias ou data | Sem prazo por fase, o atraso só se descobre no fim |
| Output esperado. Normalmente uma checklist | Sem output definido, "está feito" é uma opinião, não um facto |
| Para onde vai? Para quem passa, em que formato e como fica a saber | A responsabilidade da passagem é de quem passa, não de quem recebe |
Dois erros que estragam o fluxograma
- Desenhar a empresa como devia ser, e não como é. O gargalo que não aparece no fluxograma é o que foi desenhado por quem o criou.
- Confundir o responsável com o operacional. Quem faz o reboco não tem de gerir prazos; há alguém na equipa responsável por garantir que a fase acontece e é bem passada.
- Um fluxograma por departamento. Cada equipa tem de ver o pipeline todo, para saber que carga vem a caminho e o que está parado a montante.
Do fluxograma à ferramenta
A ferramenta não é o destravamento, é onde ele vive. Primeiro o fluxograma e as cinco perguntas por fase; só depois o sistema. Quando as respostas vivem na cabeça, dependem de alguém se lembrar. No email, perdem-se. No WhatsApp, nem ficam gravadas.
Num sistema bem desenhado, cada pergunta tem um sítio: um cartão por trabalho a andar pelas fases, um responsável por fase atribuído ao arrastar, prazo com aviso, checklist que impede a passagem sem estar completa, e notificação a quem recebe. É assim que a Clarafy constrói os sistemas que implementa, a partir do fluxograma feito com a empresa no diagnóstico.
Perguntas frequentes
Que ferramenta uso para desenhar o fluxograma?
Papel ou um quadro branco chegam para a primeira versão. O que importa é fotografar a empresa como trabalha hoje. A ferramenta vem depois.
Quantas fases deve ter?
Entre seis e doze numa empresa de 5 a 50 pessoas. Menos do que isso costuma esconder passagens; mais do que isso costuma misturar tarefas com fases.
A Clarafy faz o fluxograma comigo?
Sim. É a base do diagnóstico operacional, que é gratuito, e de qualquer sistema que a Clarafy implemente depois.
O fluxograma serve para alguma coisa além de organizar?
É um ativo da empresa: o negócio numa página. Quem quiser um dia vender ou passar a empresa tem ali a prova de que ela funciona sem o dono.