O que é um gargalo operacional e como se encontra?
Um gargalo operacional é a fase da empresa onde o trabalho se acumula e espera, e que por isso define a velocidade de tudo o resto. Encontra-se medindo o tempo que cada trabalho fica em cada fase, e quase sempre está onde ninguém olha: não na fase mais ocupada, mas na espera entre fases.
Por João Maia e Moura, fundador da Clarafy·Atualizado a
Porque é que o gargalo não se vê?
Quando uma pessoa está parada, vê-se. Quando o trabalho está parado, não se vê. Numa oficina cheia, uma encomenda pode estar três dias sem ninguém lhe tocar e não há um único sinal disso: a espera não entra numa folha de horas porque ninguém apontou horas, e não entra num relatório porque não houve nada a relatar.
A operação perde dinheiro por duas razões, e só duas: tempo de espera entre fases, e ineficiência dentro da própria fase. A primeira é quase sempre maior, e é a que menos se mede.
Os seis motivos pelos quais o trabalho pára
Quando se encontra uma espera, ela é sempre um destes seis motivos. Cada um tem o seu destravamento, e os três primeiros não exigem comprar nada.
| Motivo da paragem | Destravamento |
|---|---|
| Falta informação para arrancar | Pacote completo à entrada: a lista do que tem de vir com o trabalho para ele poder entrar na fase |
| Falta uma decisão | Regra de decisão: quem decide o quê, até que limite e em quanto tempo |
| Falta material ou vaga de terceiros | Disparo antecipado: pede-se e reserva-se quando é previsível, não quando já é preciso |
| Ninguém sabe que está parado | Um quadro só, com todos os trabalhos e o estado de cada um, visto por todos |
| A fase seguinte está cheia | Limite de trabalhos abertos: acabar antes de começar |
| A fase não tem dono | Um nome por fase; sem dono, a espera também não tem dono |
Como se mede?
Com duas datas por fase: quando o trabalho entrou e quando saiu. Cabe numa folha de obra em papel, num quadro na parede ou numa folha de cálculo. Duas semanas de recolha chegam para ter a lista das esperas.
Depois compara-se o tempo que a tarefa demoraria se alguém só lhe pegasse com o tempo médio que fica na fase. Se a tarefa demora seis horas e fica sete dias na fase, o problema está ali. Num exemplo típico de uma oficina, um trabalho pode estar 35 dias úteis dentro da empresa com 7 de trabalho a sério e 28 de espera.
O erro mais comum ao tentar resolver
Ver toda a gente ocupada e concluir que é preciso contratar. Se se medem as tarefas, veem-se pessoas ocupadas; se se medem as esperas, vê-se onde o trabalho fica preso. Na maioria dos casos, marcar com antecedência o que é previsível ganha mais dias do que mais uma pessoa na fase cheia.
O segundo erro é comprar uma ferramenta antes de saber qual é o gargalo. Uma ferramenta montada sobre um processo indefinido não organiza nada: só amplifica o caos mais depressa.
Onde entra a Clarafy
O diagnóstico operacional da Clarafy é exatamente isto: percorrer a empresa fase a fase, encontrar as esperas e nomear o motivo de cada uma. É gratuito e demora entre 30 e 45 minutos. Quando a correção pede uma ferramenta, a Clarafy desenha-a e implementa-a por fases, com preço fechado em cada uma.
Perguntas frequentes
O gargalo é sempre uma pessoa?
Raramente. Costuma ser uma passagem entre fases sem dono, sem prazo ou sem a informação necessária. Quando parece ser uma pessoa, é quase sempre o dono, porque tudo o que não tem regra acaba na mesa dele.
Preciso de software para medir as esperas?
Não. Duas datas por fase, entrou e saiu, numa folha de papel ou de cálculo, chegam para começar. Quem espera pelo software nunca começa.
Quantos gargalos tem uma empresa?
Há sempre um principal, que define a velocidade do resto. Resolvido esse, aparece o seguinte. Por isso a Clarafy trabalha por fases.