Que sistema de gestão serve uma agência de marketing ou de redes sociais?
Um que siga cada conteúdo ou campanha pelas fases da agência, do briefing à aprovação do cliente e à publicação, atribua o responsável ao mudar de fase e mostre quanto da capacidade da equipa cada cliente consome. O problema das agências raramente é falta de trabalho; é trabalho parado à espera de aprovação e retainers que já não cabem nas horas.
Por João Maia e Moura, fundador da Clarafy·Atualizado a
Onde é que uma agência perde margem?
- Conteúdos parados à espera de aprovação do cliente, sem que ninguém veja há quanto tempo
- Retainers que foram vendidos para dez conteúdos por mês e consomem o trabalho de vinte
- A equipa a perguntar ao gestor o que fazer a seguir, porque o briefing está num email e o feedback no WhatsApp
- Alterações sem fim ao mesmo conteúdo, sem registo de rondas
- Ninguém sabe se a agência tem capacidade para mais um cliente, até deixar de ter
O que o sistema tem de responder
- 01
Um cartão por trabalho, a andar pelas fases
Briefing, produção, revisão interna, aprovação do cliente, publicação. As fases da agência, editáveis pela própria equipa.
- 02
Responsável atribuído ao arrastar
Cada fase tem um cargo associado: ao passar para edição, o trabalho vai sozinho para quem edita, com prazo e aviso.
- 03
Aprovação do cliente sem ir atrás
Ao chegar à aprovação, o cliente recebe o que tem de aprovar e o trabalho avança sozinho quando ele responde. O fluxo é assimétrico: a agência produz, o cliente só aprova.
- 04
Capacidade por pessoa e por cliente
Quanto do mês de cada pessoa está comprometido, e quanto cada retainer consome contra o que foi vendido.
Porque é que as ferramentas de prateleira ficam pelo caminho?
Os gestores de tarefas genéricos servem para organizar uma equipa; não sabem o que é uma aprovação de cliente, uma ronda de revisão ou um retainer. A agência acaba com um quadro para a equipa, outra ferramenta para o cliente aprovar, uma folha para as horas e o WhatsApp para tudo o resto. É nessa passagem entre ferramentas que o trabalho pára e o gestor volta a ser o ponto por onde tudo passa.
Como a Clarafy trabalha com agências
Agências de comunicação e de redes sociais são um dos setores onde a Clarafy já trabalhou. O diagnóstico, gratuito e com 30 a 45 minutos, percorre o percurso de um conteúdo do briefing à publicação e encontra onde ele pára. O sistema nasce daí, por fases e com preço fechado em cada uma, e fica da agência, sem licenças por utilizador.
Perguntas frequentes
O cliente da agência também entra no sistema?
Sim, com um acesso só para aprovar o que lhe toca. Não vê a produção interna nem o resto dos clientes.
Funciona no telemóvel?
Sim, desde o início. As aprovações do cliente e as tarefas da equipa têm de funcionar onde as pessoas estão.
Serve para uma agência pequena?
Serve a partir de 5 pessoas, quando a gestão vive em Excel, email e WhatsApp e tudo passa pelo gestor.
Dá para medir a rentabilidade de cada retainer?
Sim, comparando as horas registadas por cliente com o que foi vendido. É das primeiras coisas a entrar, porque é onde se vê a margem.