Que sistema de gestão serve uma produtora de vídeo?
Um que siga cada projeto do brief à entrega final, com as fases de produção reais (pré-produção, rodagem, edição, rondas de revisão, entrega), e que organize o que acontece depois do brief: material em bruto, cortes, versões e aprovações. É nessa parte, e não na venda, que a maioria das produtoras perde margem.
Por João Maia e Moura, fundador da Clarafy·Atualizado a
Onde é que uma produtora perde tempo e margem?
- Material em bruto espalhado por discos e Drives, sem se saber qual é a versão boa de cada plano
- Cortes e versões enviados por link, com o feedback do cliente a chegar por email, WhatsApp e chamada
- Rondas de revisão sem limite: a quarta ronda sai ao preço da primeira porque ninguém a contou
- Equipa e equipamento marcados de cabeça, com conflitos descobertos na véspera
- Propostas que não dizem o que fica fora, e por isso tudo acaba por ficar dentro
O que o sistema tem de responder
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Do brief à proposta aceite
Pipeline de pedidos com o brief estruturado, as versões da proposta e o que ficou fora do âmbito.
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As fases de produção, com dono e prazo
Pré-produção, rodagem, edição, revisão e entrega, ou as fases que a produtora usar. Tarefas que se criam sozinhas quando o projeto muda de fase.
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O material e as versões, no mesmo sítio
Material em bruto com referências de tempo, cortes com versões e histórico, guiões e moodboards ligados ao projeto. Media pesada fica onde está, o sistema guarda a ligação certa.
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Rondas de revisão contadas
Cada ronda registada, com o feedback do cliente no projeto e não numa thread perdida. A ronda a mais tem onde se agarrar.
Porque é que um CRM ou um gestor de tarefas não chegam?
Um CRM acompanha o cliente até ao sim; numa produtora, o trabalho a sério começa aí. Um gestor de tarefas organiza pessoas, mas não sabe o que é um corte, uma versão ou uma ronda de revisão. O resultado é o costume: a venda numa ferramenta, a produção noutra, o material num disco e o feedback no WhatsApp, com o produtor a fazer de ponte entre tudo.
Como a Clarafy trabalha com produtoras
Produção de vídeo é um dos setores onde a Clarafy já trabalhou. O diagnóstico, gratuito e com 30 a 45 minutos, segue um projeto do brief à entrega e encontra onde ele pára. O sistema nasce daí, por fases e com preço fechado em cada uma, e fica da produtora, sem licenças por utilizador.
Perguntas frequentes
O sistema guarda os ficheiros de vídeo?
Não. A media pesada fica onde a produtora já a tem, normalmente num Drive ou num disco. O sistema guarda a ligação à versão certa e o contexto à volta dela.
O cliente consegue aprovar dentro do sistema?
Sim, com um acesso só para ver e aprovar o que lhe toca, e o feedback fica no projeto.
Serve para uma produtora de 5 pessoas?
Sim. O critério é o estado da gestão, não o tamanho: projetos geridos por email, Drive e WhatsApp, com tudo a passar por uma pessoa.
Dá para gerir equipamento e equipa?
Pode entrar numa fase seguinte, depois de o fluxo principal do projeto estar a funcionar. Decide-se na proposta, a partir do diagnóstico.