Que sistema de gestão serve um atelier de arquitetura?
Um que acompanhe cada projeto pelas suas fases reais, do estudo prévio ao acompanhamento de obra, com responsável, prazo e o que falta para avançar em cada uma, e que ligue as horas gastas ao que foi orçamentado. Um gestor de tarefas genérico mostra o que cada pessoa tem para fazer; não mostra onde o projeto está parado à espera de um cliente, de uma câmara ou de uma especialidade.
Por João Maia e Moura, fundador da Clarafy·Atualizado a
Onde é que um atelier perde tempo e margem?
- Propostas feitas de raiz de cada vez, sem registo de qual versão o cliente aceitou e do que ficou de fora
- Projetos parados à espera de uma decisão do cliente, de um parecer da câmara ou de uma especialidade, sem que ninguém veja a espera
- Rondas de revisão sem conta: a terceira alteração ao mesmo desenho sai a custo zero porque ninguém a registou
- Horas de equipa que não se comparam com o que foi orçamentado por fase
- Ficheiros e versões espalhados por email, Drive e WhatsApp, com a equipa a perguntar qual é a última
O que o sistema tem de responder
- 01
Do contacto à proposta aceite
Pipeline com os pedidos, as versões da proposta e o estado de cada uma. O que ficou fora do âmbito escrito, para as alterações depois terem onde se agarrar.
- 02
As fases do projeto, como o atelier as faz
Estudo prévio, anteprojeto, licenciamento, execução e obra, ou as fases que o atelier usar. Cada uma com responsável, prazo e checklist do que tem de sair para se poder passar à seguinte.
- 03
As esperas de terceiros, à vista
Um projeto parado na câmara ou no cliente marca-se como parado e porquê. É a coluna que falta em quase todos os quadros.
- 04
Horas contra orçamento
Tempo registado por fase e por pessoa, ao lado do que foi orçamentado, para se saber em que fase a margem se vai.
Porque é que um gestor de tarefas não chega?
Ferramentas de tarefas genéricas organizam o trabalho de cada pessoa, mas não sabem o que é um projeto de arquitetura: não distinguem uma fase de uma tarefa, não registam rondas de revisão, não ligam horas a orçamento e não têm onde dizer que o projeto está à espera da câmara há três semanas. Acaba tudo num quadro cheio de cartões onde se vê quem está ocupado e não se vê onde está o dinheiro.
Como a Clarafy trabalha com ateliers de arquitetura
Arquitetura é um dos setores onde a Clarafy já trabalhou. Começa-se pelo diagnóstico, gratuito e com 30 a 45 minutos, em que se percorre o atelier fase a fase e se encontram as esperas. O sistema nasce daí e implementa-se por fases, com preço fechado em cada uma, e fica do atelier, sem licenças por utilizador.
Perguntas frequentes
Serve para um atelier de três ou quatro pessoas?
Sim. A Clarafy trabalha com empresas a partir de 5 pessoas, e o que conta é o estado: projetos geridos por email, Drive e WhatsApp, com tudo a passar pelo arquiteto responsável.
Substitui o software de desenho ou o Drive?
Não. O sistema gere o projeto, as fases, as esperas e as horas. Os ficheiros continuam onde estão; o sistema guarda a ligação à versão certa.
Dá para registar as horas por fase?
Sim, e é das primeiras coisas a entrar, porque é o que permite comparar o tempo gasto com o que foi orçamentado.
Liga à faturação?
Depende do software de faturação. As ligações só se garantem depois de validar a API, e isso faz-se no diagnóstico e na proposta.