Que sistema de gestão serve uma empresa de eventos?
Um que ligue a venda à execução: o pedido que entra, a proposta com as suas versões, a adjudicação, e depois a ficha do evento com fornecedores, equipa, alterações e pagamentos, tudo no mesmo registo. Numa empresa de eventos o trabalho pesado começa depois do sim, e é aí que os sistemas de vendas genéricos deixam de servir.
Por João Maia e Moura, fundador da Clarafy·Atualizado a
- Diagnóstico
- Gratuito, 30 a 45 min
- Preço
- Fechado por fase
- Primeira fase
- No ar em poucas semanas
- Licenças
- Nenhuma por utilizador
Onde é que uma empresa de eventos perde margem?
- Pedidos a chegar pelo site, pelas redes, por telefone e por email, e os primeiros a responder são os que fecham
- Propostas feitas à mão, com três ou quatro versões por cliente e ninguém certo de qual foi a aceite
- O cliente a perguntar por email o que já foi combinado, porque a última versão está numa thread perdida
- Alterações até à véspera (número de pessoas, extras, horários) que não chegam a quem monta o evento
- Fornecedores e equipa marcados de cabeça, com conflitos descobertos tarde
- Sinal e saldo acompanhados numa folha à parte, com cobranças a escapar
O que o sistema tem de responder
- 01
Do pedido à proposta
Pipeline com todos os pedidos, de todas as origens, e o estado de cada um. Proposta montada a partir de um catálogo de serviços e extras, com versões guardadas.
- 02
Uma proposta que o cliente vê sempre atualizada
Em vez de PDFs por email, o cliente abre a sua proposta, vê a versão em vigor, acrescenta extras e adjudica. O que ele decide fica no evento.
- 03
A ficha do evento
Fases de organização com responsável e prazo, fornecedores e equipa confirmados, checklist do dia, e as alterações registadas no sítio onde a equipa de execução as vê.
- 04
O dinheiro do evento
Sinal, saldo e extras ligados ao evento, com a cobrança a aparecer como tarefa de alguém.
Porque é que um CRM de vendas não chega?
Um CRM de vendas acompanha o pedido até à adjudicação. Numa empresa de eventos, a margem ganha-se ou perde-se depois disso: na organização, nas alterações de última hora e na coordenação de fornecedores. Se o sistema acaba na proposta aceite, essa parte volta ao WhatsApp e ao papel, e o dono volta a ser quem sabe tudo de cada evento.
Como a Clarafy trabalha com empresas de eventos
Eventos é um dos setores onde a Clarafy já trabalhou, com uma plataforma de gestão comercial e operacional em uso com eventos reais. Começa-se pelo diagnóstico, gratuito e com 30 a 45 minutos, em que se segue um evento do pedido à execução e se encontra onde ele pára. O sistema nasce daí e implementa-se por fases, com preço fechado em cada uma, e fica da empresa, sem licenças por utilizador.
Perguntas frequentes
O cliente final entra no sistema?
Sim, num portal só dele, onde vê a proposta em vigor, acrescenta extras, fala com a equipa e adjudica. Não vê a parte operacional nem os outros clientes.
Serve para muitos pedidos por mês?
Sim. É precisamente quando o volume de pedidos sobe que responder depressa e não perder nenhum passa a ser o gargalo, e é isso que o pipeline resolve.
Funciona no telemóvel, no dia do evento?
Sim, desde o início. A checklist do dia e as alterações têm de estar na mão de quem está no local.
Liga à faturação?
Depende do programa. As ligações a faturação só se garantem depois de validar a API, no diagnóstico e na proposta.